CRM yeni müşteri fırsatları oluşturma, bunları takip etme ve işletmeniz adına önem derecesi oluşturmada işinizi oldukça kolaylaştırır.

CRM uygulamasıyla yeni müşteri kartı açabilir, teklif yapılan müşteriye işletmenize göre önem derecesi atayabilir ve bunun Fırsatlar sayfasındaki sürüklenebilir pano sistemi sayesinde kolayca takibini yapabilirsiniz.

Bu uygulama üzerinden potansiyel müşterilerinizi ve müşteri fırsatlarını kolaylıkla yönetebilir, işletmenizin finansal çıkarına göre segmentasyonunu yapabilir ve sitenize veya blog sayfanıza ait linklerin trafik takibini bu uygulama üzerinden kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz.

Fırsatlar

Fırsatlar 

Fırsatlar bölümü yeni müşteri fırsatlarını oluşturabileceğiniz, onları önem sırasına göre sıralayabileceğiniz ve değerlendirmeye alıp süreci nihai noktaya ulaştırabileceğiniz bölümdür. Yeni müşteri fırsatı oluşturmak için aşağıdaki kırmızı ile çerçevelenmiş “Oluştur” bölümünü seçiniz.

Potansiyel müşteri bilgilerini oluştururken aşağıda kırmızı ok ile işaretlenen alandan işletmeniz için önem derecesine göre yıldızlayabilir, olası müşterinizden beklediğiniz geliri yazabilir, daha sonra panel üzerinden bu müşteriyi sağa sürükleyerek değerlendirme aşamasına alabilir ve duruma göre ona teklif hazırlayabilirsiniz. 

Oluşturduğunuz müşteri fırsatlarını kolayca sağa sürükleyerek statüsünü değiştirebilirsiniz. 

Fırsat oluşturduktan sonra ilgili fırsat üzerinde düzenleme yapılmak istenildiği durumda aşağıda gösterilen üç nokta alanından fırsat düzenleme sayfası açılabilir.

“Düzenle” sekmesini seçtikten sonra aşağıdaki görselden gerekli tüm bilgileri girebilirsiniz;

Beklenen Gelir: Fırsattan beklenen potansiyel geliri bu bölüme yazabilirsiniz. Aşağıdaki örnekte beklenen gelir 5.000 TL olarak belirtilmiştir.

Olasılık: Beklenen gelirin tahmininize göre gerçekleşme olasılığını gireceğiniz bölümdür. Örneğin aşağıda beklenen gelirin işletme tarafından alınma olasılığı %80 olarak belirtilmiştir.

Müşteri: Bu bölüme hizmet vereceğiniz potansiyel müşteriyi girebilirsiniz. 

E-posta: Bu bölüme müşteri e-posta bilgilerini girebilirsiniz. 
Telefon: Bu bölüme müşteri telefon bilgilerini girebilirsiniz.

Beklenen Kapanış: Bu bölüme fırsatın ne zamana kadar kesinleşmesini beklediğinizi yazabilirsiniz. Örneğin aşağıdaki görselde fırsatın en geç 03.01.2019 tarihinde kesinleşeceği belirtilmiştir.

Satış Temsilcisi: Bu bölüme fırsattan sorumlu bir satış temsilcisi atayabilirsiniz.    

Satış Ekibi: Bu bölüme fırsattan sorumlu bir satış ekibi atayabilirsiniz.

Öncelik: İşin önceliğine göre fırsatı buradan yıldızlayabilirsiniz. Örneğin fırsata 3 yıldız verdiğinizde, fırsat işletmeniz adına oldukça öncelikli olacaktır. 

Etiketler: Bu bölümden fırsatınıza etiket atayabilir daha sonra mesajlaşma esnasında sosyal medyadaki gibi bu etiketten bahsedebilir ya da filtreleme yaparken etiket filtresine göre filtreleyebilirsiniz. Aşağıdaki örnekteki fırsat “eğitim” ile alakalıdır. Dolayısıyla etiketi “eğitim” yapılmıştır. Daha sonra ana ekrandan etikete göre “eğitim” olarak arama yaptığınızda karşınıza yalnızca etiketi “eğitim” olanlar çıkacaktır.

Hızlı aksiyon almak adına sağ üstte smart butonlar verilmiştir. Bu smart butonlardan fırsat ile ilgili kolayca toplantı veya teklif oluşturabilirsiniz.

Müşteriler

Müşteriler

Müşteriler bölümünden gerekli bilgileri girerek müşteri kartları oluşturabilirsiniz.
Oluşturduğunuz müşterileri daha sonra teklif veya sipariş oluştururken kullanabilirsiniz.
Odoo’da tüm uygulamalar birbiriyle entegre olduğu için herhangi bir bölümden oluşturduğunuz müşteri kartları CRM uygulamasının “Müşteriler” bölümünde de gözükmeye başlayacaktır.
İsterseniz bu bölümden “Oluştur” butonunu seçerek müşteri oluşturabilir ya da “İçe Aktar” butonunu seçerek farklı bir kaynaktan içeriye veri aktarabilirsiniz.  

Müşteriler sayfasından “Oluştur” butonunu seçtiğinizde aşağıdaki görseli görebilirsiniz. Bu ekranda girebileceğiniz çeşitli bilgiler mevcuttur.

Müşterinin şahıs veya şirket olduğunu seçebilir, vergi no, adres bilgileri, pozisyonu ve tüm iletişim bilgilerini girebilirsiniz. İsteğiniz doğrultusunda müşterinizi daha kolay sınıflandırabilmek adına “Etiketler” bölümünden müşterinize etiket atayabilirsiniz. Örneğin müşteriniz perakende sektöründe faaliyet gösteriyorsa “Perakende” etiketi oluşturabilirsiniz. 

Kırmızı ile çerçevelenmiş smart buton alanından diğer uygulamalarla entegre bir şekilde oluşturduğunuz müşteri adına takvimden toplantı alabilir, müşteriyi analitik hesaba bağlayabilir, websitenizde yayınlayabilir, “Müşteri Ekstresi” alanından İş Ortağı defterine müşteri ile ilgili not ekleyebilir ve kırmızı ok ile işaretli “Daha” adlı alandan müşteri adına anında fatura oluşturabilirsiniz.

Müşteri oluşturma ekranının alt panelinde ise müşteri bilgilerini girebileceğiniz çeşitli bölümler mevcuttur.

Kontaklar & Adresler: “Bir Öge Ekle” butonunu kullanarak müşterinin kontak adresi, fatura adresi, sipariş adresi, diğer bilgileri ve kişisel adreslerini girebilirsiniz. Bu adreslerin hepsi birbirinden farklı olabilir. Aşağıda Kontak oluşturma ekranı verilmiştir.

İç Notlar: Müşteri ile ilgili özel notlar alabileceğiniz bölümdür.

Satış&Satınalma: Müşterinin Satış ve Satınalma bilgilerini bu alandan girebilirsiniz. Bu bölümdeki Satış kısmından Satış temsilcisi (müşteriden hangi çalışanınızın sorumlu olduğu), Fiyat listesi (hangi fiyat listesine tabi olacağı), İç Referans (eğer içerden bir çalışanınız tarafından tavsiye edilmişse onun ismi), ve ödemeler (banka hesapları, kredi kartı bilgileri) yer almaktadır. Satınalma bölümünde ise müşteri aynı zamanda tedarikçi ise etkinleştirme butonu ve yine tedarikçi ise satış noktası barkod bilgileri girme alanı mevcuttur.

E-Fatura: Müşteriniz E-Fatura kayıtlı kullanıcısı ise çıkan gerekli bilgileri girmeniz gerekmektedir. Bu bilgiler E-Fatura senaryosu (Temel veya Ticari), varsayılan E-Fatura Posta Konusu, Gönderici Birimler ve Posta Kutularından oluşur. “Gelen Faturaların Satırlarını İçeri Al” seçeneğini etkinleştirirseniz müşterinin oluşturduğu fatura satırları Müşteri Faturalarında otomatik olarak gözükmeye başlayacaktır. 

Muhasebe: Dört ana başlıktan oluşur; Satış, Satınalma, Mali Bilgi, Muhasebe Kayıtları. Satış bölümünde Müşteri Ödeme Koşulları bilgisi mevcuttur (Peşin, 15 Gün, 30 Gün vb). Satınalma bölümünde ise eğer müşteri aynı zamanda tedarikçi ise Tedarikçi Ödeme Şartları mevcuttur  (Peşin, 15 Gün, 30 Gün vb). Mali Bilgi bölümünden Mali Koşul bilgileri ve Vergi Dairesi bilgileri girebilirsiniz. Muhasebe Kayıtları bölümünde ise Alacak Hesabı (Müşteri hesabı; 120-126-128-129 hs. vb.) ve Borç Hesabı (Tedarikçi hesabı; 320-326 hs. vb.) bilgilerini girebilirsiniz.  Alacak ve Borç hesaplarında öndeğer hesaplar otomatik olarak gelir, bu hesapları detaylandırmamışsanız (cari takibinizde hiç bir sıkıntı oluşturmaz.) değiştirmenize gerek yoktur. 

Raporlama

Fırsat Raporlama 

Fırsat raporlamadaki fırsat analizi işletmeniz adına kullanabileceğiniz oldukça etkili bir rapordur. Fırsat analizinde müşteri kazanma olasılığına kadar bir çok parametreyi hesaplayabilir ve ona göre bir aksiyon planı oluşturabilirsiniz.Fırsatları, zaman sınırını aşan teklifler, geciken teklifler gibi çeşitli filtrelerle detaylı analiz edebilirsiniz. Fırsat Raporlamaya ulaşmak için Raporlama>Fırsatlar yolunu izlemeniz yeterli.

Fırsat etaplarının kendi aralarındaki payı görmek istiyorsanız aşağıda kırmızı ok ile işaret edilen yerden fırsat raporunuzu pasta dilimi şeklinde de görüntüleyebilirsiniz. 

Aktiviteler

Oluşturduğunuz aktiviteleri Raporlama>Aktiviteler yolunu izleyerek raporlama ve analizini yapabilirsiniz.

Aktiviteleri pasta dilimi, çizelge grafik gibi çeşitli grafiklerde analiz edebilirsiniz.

Odoo’da e-posta, ara, toplantı, yapılacak olarak dört farklı aktivite türü ön tanımlı olarak gelmektedir. Fırsatların üzerindeki aşağıda kırmızı ok ile işaret edilen yerden kolaylıkla istediğiniz tarihe ön tanımlı olarak gelen aktivite türlerinden birini planlayabilirsiniz. Örneğin fırsatla ilgili toplantı oluşturabilir ya da e-posta atmayı planlayabilirsiniz. 

Daha sonra aşağıdaki sayfadan dilediğiniz aktivite türünü ve zamanı seçebilir ve “Planla” butonunu seçerek işleminizi bitirebilirsiniz. 

 

Ancak aktivitenizi gerçekleştirdikten sonra verileriniz Raporlama > Aktiviteler bölümünde gözükmeye başlayacaktır. Henüz plan aşamasındayken verileriniz rapora işlenmez. Yalnızca biten aktivite planları raporda gözükmeye başlayacaktır. Aşağıdaki görselde bir örneği mevcuttur. 

Satış Ekipleri Raporlama

Satış ekiplerini, gerçekleştirdikleri satışa göre ve periyoda göre filtreleyebilir, çizelge olarak görüntüleyebilir ve karşılaştırabilirsiniz.

Satış Ekipleri raporu satış ekiplerinizin performans değerlendirmesinde işletmeniz adına kullanabileceğiniz önemli bir rapordur. Rapora ulaşmak için Raporlama>Satış Ekipleri yolunu izleyebilirsiniz. Satış ekipleri raporu satış ekipleri başına oluşturulan satış siparişlerine göre dinamik olarak işleyen bir rapordur. 

Aşağıda kırmızı ok ile gösterilen alandan fatura için satır hedefi oluşturabilirsiniz. Aşağıdaki örnekte Avrupa Satış ekibinin 500 satırlık fatura hedefi mevcuttur.

Yapılandırma

Ayarlar

CRM ile ilgili gelişmiş ayarlara Yapılandırma>Ayarlar yolunu izleyerek ulaşabilirsiniz. Bu bölümden yönetebileceğiniz ayarlar aşağıdaki gibidir;

Adaylar: Bu özelliği etkinleştirdiğiniz taktirde, fırsat oluştururken karşınıza aday listesi gelecektir. 

Telefon Biçimlendirmesi: Bu özelliği etkinleştirdiğiniz taktirde, Odoo’da girdiğiniz telefon numaraları uluslararası sözleşmelere göre biçimlenecektir.

Müşteri Otomatik Tanımlama: Bu özelliği etkinleştirdiğiniz taktirde, müşteri oluşturmanız sırasında müşteri bilgileri ve logosu internetten otomatik gelecektir.

Satış Ekipleri

Satış Ekipleri bölümünden kurumunuzun ihtiyacı doğrultusunda satış ekibi oluşturabilir ve ekipleri çeşitli bölgelere göre dağıtabilirsiniz. Örneğin ayrı ayrı Avrupa yakasına ve Asya yakasına bakan satış ekipleri oluşturabilirsiniz. 

Satış ekibi oluşturmak işinizi daha iyi yönetmenize ve ekip bazında performans değerlendirmesi yapmanıza olanak verir. Satış ekiplerini oluşturmak ve sisteminize tanımlamak için Yapılandırma>Satış Ekipleri yolunu izleyiniz. “Oluştur” butonundan gerekli bilgileri girerek Satış Ekipleri oluşturabilir daha sonra bilgileri düzenleyebilirsiniz. 

 

 

     “Oluştur” butonunu seçtikten sonra karşınıza aşağıdaki sayfa çıkacaktır. Bu sayfadan satış ekibi adını girebilir teklifler ve fırsatlar özelliklerini oluşturacağınız satış ekibi için etkinleştirebilir, ekibe lider atayabilir ve ekibe özel rumuz oluşturabilirsiniz. Bunlara ek olarak aşağıda yer alan bilgileri de girmeniz gerekmektedir. 

Satış Ekip Üyeleri: Bu sekmeden oluşturacağınız satış ekibine “Ekle” butonunu seçerek üye ekleyebilirsiniz. (Aşağıdaki örnekteki ekibin 4 üyesi mevcuttur.)

Panel: Bu bölümden oluşturacağınız satış ekibine fatura hedefi belirleyebilirsiniz. Ayrıca Grafik bölümünde panel kısmında gösterilecek grafiği istediğiniz parametreler doğrultusunda özelleştirebilirsiniz. Örneğin grafik içeriğinin yalnızca faturalara göre oluşmasını sağlayabilir, kapanış tarihi belirleyebilir ve gruplama tarihlerini değiştirebilirsiniz. 

Aktivite Türleri

Aktivite türleri üzerinden müşteriniz ile iletişime geçme yollarını oluşturabilirsiniz. Örneğin, Odoo sisteminde e-posta, ara, toplantı gibi seçenekler mevcuttur. Bunların üzerine eklemeler yapabilir daha sonra müşteri üzerine bu aktivite türlerini atayabilirsiniz. 

Aktivite Türleri tanımlamak için Yapılandırma>Aktivite Türleri yolunu izleyiniz. “Oluştur” butonundan istediğiniz aktivite türünü Odoo sistemine tanımlayabilirsiniz.  

“Oluştur” butonunu seçtikten sonra aşağıdaki sayfada bulunan bilgileri girmeniz gerekmektedir;

Kategori: Aktivite Türünün kategorisidir. Ön tanımlı olarak “toplantı” ve “diğer” olmak üzere iki tür kategori mevcuttur.

Özet: Bu alana aktivite türünü tanımlama amaçlı özet bir bilgi girebilirsiniz.

Gün: Bu alana gireceğiniz rakam aktivitenin kaç gün sonra oluşturulacağını belirler. Örneğin ayın 2’sinde oluşturulan bir aktivitenin “Gün” değeri “2” ise aktivite ayın 4’ü için planlanacaktır.

Önerilen Bir Sonraki Etkinlikler: Aktivite bitiminden sonraki önerdiğiniz etkinliği bu bölüme girebilirsiniz. 

 Aşamalar

Odoo sisteminde aşağıdaki görseldeki gibi hazır fırsat aşamaları mevcuttur. Şirketinizin ihtiyaçları ve stratejileri doğrultusunda fırsat aşamalarını düzenleyebilir ya da “Oluştur” butonunu seçerek mevcut aşamalara yeni fırsat aşaması ekleyebilirsiniz. Fırsat aşamalarına CRM uygulaması üzerinden Fırsatlar>Fırsatlar yolunu izleyerek ulaşabilirsiniz.

Aday Etiketleri

 Adaylarınızı kolayca sınıflayabilmek ve daha sonra raporlamalarda filtreleyebilmek için etiket özelliğini kullanabilirsiniz.

 Aday Etiketleri bölümü, adayları oluştururken etiket kısmına yazılacak seçenekleri oluşturduğunuz bölümdür. Aday oluşturma sayfasının “etiket” bölümüne geldiğinizde hazır seçenekler çıkmasını istiyorsanız, bu bölüm üzerinden etiketler oluşturabilirsiniz. 

Aday Etiketleri sayfasına Yapılandırma>Aday Etiketleri yolunu izleyerek ulaşabilirsiniz. Aday Etiketleri oluşturmak için “Oluştur” butonunu seçiniz.

Kayıp Nedenleri

İlgili fırsat kazanılamamış ve satışa dönüşmemiş ise iptal kısmına sürüklenip kayıp nedeni oluşturulabilir ya da Odoo’da tanımlı kayıp nedenlerinden birini atayabilirsiniz. 

Odoo sisteminde 3 kayıp nedeni mevcuttur; Çok Pahalı, Yetkinliğimiz Yok, Yeterli Stok Yok. 

Kayıp nedenleri oluşturmak, daha sonra müşterilerinizi  kaybetme nedeninizi raporlamak ve bir daha gerçekleşmemesi adına önlem alma konusunda oldukça önemli bir detaydır. Bu sayede müşteri kaybetmeme stratejileri geliştirebilir işletmenizin geleceği için önlemler alabilirsiniz. 

Kayıp Nedenleri bölümüne ulaşmak için Yapılandırma>Kayıp Nedenleri yolunu izleyiniz. “Oluştur” butonunu seçerek özel kayıp nedeninizi oluşturabilirsiniz.